بانک مشاغل کشور , اطلاعات اصناف و مشاغل ایران

منشی یا مسئول دفتر کیست؟

منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده‌ است. اما در کسب و کار  و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید.

در برخی از شرکت ها نقش منشی یا مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.

 
به طور سنتی و در تمام دنیا خانم ها علاقه بیشتری برای انجام شغل منشی گری دارند. به عبارت بهتر خانم ها این شغل را بهتر از آقایان انجام می دهند و به همین دلیل درصد بیشتری از منشی ها را خانم ها تشکسل می دهند.

ویژگی اصلی کار منشی

کار منشی نیازمند نوعی مهارت ویژه است. یک منشی خوب در کار خود باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین منشی باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. کار منشی اغلب به صورت تمام وقت بوده و در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی انجام می شود. 

شغل منشی ( مسئول دفتر ) برای شما مناسب است اگر…

فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، شغل منشی گری یا مسئول دفتری برای شما مناسب است.

کار منشی ( مسئول دفتر )

• نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی

• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران

• دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

• پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

• پاسخگویی به تلفن ها

• کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

• تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها

• کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری

• و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

مهارت لازم برای منشی / مسئول دفتر

• مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب – به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد

• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان – به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …

• مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری

• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.

• دقت و توجه به جزئیات

• توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها

• توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.

• رازداری –  زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.

رشته های تحصیلی مناسب برای منشی گری یا مسئول دفتر

برای منشی یا مسئول دفتر شدن، معمولا نیاز به تحصیل در یک رشته خاص نمی باشد. البته به تازگی رشته هایی تخصصی مانند امور دفتری و منشی گری در برخی از دانشگاه های کشور راه اندازی شده است.

عموما افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته های مختلف می توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشی گری مورد نظر کارفرماها هستند.

در برخی شرکتها و موسسات، مدرک منشی در درجه پایین تری از اهمیت قرار دارد و داشتن دیپلم کافی است. این قبیل شرکتها معمولاً برای ویژگیهای دیگر منشی (مثل داشتن روابط عمومی بالا و برخورد مناسب، وضعیت ظاهری و آراستگی، مهارتهای تایپ و پاسخگویی تلفن، توانایی انجام هماهنگی های فشرده و سنگین مثلا در زمان برگزاری همایشها و جلسات) اهمیت بیشتری قائلند.

شخصیت شناسی منشی یا مسئول دفتر

شخصیت شناسی منشی یا مسئول دفتر بر اساس تست  MBTI 

ISFJ   این تیپ شخصیتی توان خوبی در سازماندهی داشته و توجه زیادی به جزئیات دارد.