کار و وظایف مدیر امور اداری

 مدیر امور اداری کیست؟

مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد. در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ، مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است.

مدیر امور اداری مجموعه وسیعی از خدمات را برنامه ریزی، هماهنگی و هدایت می کنند تا سازمان بتواند به صورت موثری کارکند. او وظایف گسترده و وسیعی را بر عهده دارد. مدیر امور اداری بر رعایت شدن استانداردها و قوانین در قراردادهای سازمان نظارت دارد. او  الگوهای مصرف انرژی، استفاده از فن آوری و تجهیزات اداری را کنترل می کند مثلا ممکن است برای خرید تجهیزات و وسایل جدید برای کاهش هزینه های انرژی و یا تعمیر و نگهداری یا جایگزینی آینده تجهیزاتی مانند کامپیوتر برنامه ریزی کند. کار این مدیر در میزان بهره وری و رضایت کارکنان موثر است.

بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و…

مدیر امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد.

وظایف و کار مدیر امور اداری

• مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش اداری

• برنامه ریزی و نظارت بر بودجه های قراردادها، موجودی ها و تجهیزات

• خرید، ذخیره سازی و توزیع لوازم و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف

• نظارت بر نگهداری و تعمیر ماشین آلات، تجهیزات و…

• اطمینان از رعایت شدن استانداردهای ایمنی و سلامت در محیط کار

• انجام امور پرسنلی مانند امور استخدامی، امور داخل سازمانی (ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه، مرخصی و…)، ارزیابی عملکرد، امور بیمه، وام و… 

مهارت لازم برای مدیر امور اداری شدن

• مهارت های ارتباطی – برای ارتباط داشتن و همکاری مناسب با بخش های مختلف، مدیران ارشد و افراد خارج از سازمان

• دقت بالا و توجه به جزئیات – چون  مدیر امور اداری بر چندین بخش مهم نظارت دارد، برای جلوگیری از هر گونه اشتباه و خطا به خصوص اشتباهات مالی  باید دقت زیادی داشته و به همه جزئیات توجه کند.  

• مهارت های رهبری و مدیریتی – از آنجا که وظایف مدیر امور اداری در حوزه چندین بخش سازمان یا شرکت می باشد، او باید به خوبی بتواند بر همه آنها نظارت داشته و به خوبی آنها را با هم هماهنگ کند. از طرفی باید مدیریت  کلیه امور بخش اداری و کارکنان آن را نیز بر عهده داشته باشد.

رشته های تحصیلی مرتبط با شغل مدیر امور اداری

• مدیریت (به ویژه گرایش های دولتی و بازرگانی)

• امور اداری

تیپ های شخصیتی مناسب برای مدیر امور اداری

در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و … برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشد. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند.

به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ های شخصیتی ای که برای این شغل معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.

تیپ های شخصیتی مناسب این شغل بر اساس تست شخصیت شناسی MBTI 

ISFJ  این تیپ شخصیتی توان خوبی در سازماندهی داشته و توجه زیادی به جزئیات دارد.